Как стать руководителем цифрового проекта не в ИТ компании. Основные понятия.

Сейчас в интернете не так сложно найти ответ на вопрос «Как все таки стать руководителем проекта», но учитывая специфику нашей компании, мы решили рассмотреть этот вопрос со стороны не IT компании, а производственной или любой коммерческой компании, в которой взят курс на цифровизацию процессов.

Для начала, давайте поймем разницу направлений: РП в ИТ и РП ИТ (для удобстве введем сокращения) в производстве:

Для первого направления основой являются знания в ИТ области, знания методологий управления проектами, глубокое понимание этапов разработки программных продуктов (SDLC (Software Development Life Cycle), понимание архитектуры ИТ-решений, понимание системных процессов, но сейчас нас больше интересует позиция руководителя цифрового проекта внутри компании и тогда на первый план выходят навыки управления проектами и знание профильной области.

Для начала определимся с основными понятиями:

Цифровой проект – это проект по улучшению, автоматизации модернизации любого бизнес-процесса с использованием цифровых технологий, путем внедрения готовых продуктов или специализированной разработкой под запрос компании.

Команда проекта – это специалисты с определенными компетенциями временно (на срок проекта) собранные вместе с распределёнными ролями для воплощения в жизнь идеи определенным проектной документацией образом.

Команда проекта обычно состоит из главных представителей функций, заинтересованных в реализации проекта или отвечающих за часть работ, которые проект затрагивает. В обязательном порядке в команду входит специалист по информационной безопасности и специалист ИТ службы от компании, который занимается всеми техническим вопросами по установке оборудования в копании.

Руководитель проекта – это специалист, отвечающий за весь процесс реализации проекта (в том числе сроки и бюджет), работу команды и результат.

Руководитель проекта должен быть в постоянном процессе реализации проекта (да именно в процессе реализации, а не просто заниматься контролем, слежкой или координацией), а именно БЫТЬ В ПРОЦЕССЕ реализации – то есть принимать участие в жизни проекта с момента старта (идеи) и до самого внедрения (иногда требуется еще и сопровождение, но это немного другая история). И делать это управляя командой проекта, сроками и бюджетом.

Любой ИТ-проект (в любой сфере) начинается с идеи.

После решения руководства компании о необходимости внедрения нового цифрового продукта, создается рабочая группа и назначается руководитель всего этого процесса. Очень важно, чтобы РП хорошо понимал бизнес-процесс, который будет подлежать цифровизации, важно как для создания действительно работающего и нужного продукта для конечного пользователя, так и для самой компании, в том числе для ее прибыли или достижения экономических эффектов.  Для этого еще на стадии идеи проекта нужно найти ответы на ряд вопросов: какой именно бизнес-процесс необходимо цифровизировать, точно ли мы понимаем это текущий процесс, как именно и кому должен помочь проект, как с ним будет работать пользователь, кто этот пользователь, какой результат мы ожидаем, и эффект, очень важны эффекты, которые нам принесет внедряемый проект (иначе вся наша работа, процессы, идею не имеют никакого смысла).  

С первого взгляда может показаться, что руководителем проекта по цифровизации может быть назначен любой специалист отдела, который просто знает процесс своего отдела идеально, но это достаточно спорный вопрос, ведь РП должен обладать определенным набором компетенций, да и даже при наличии всего этого набора (о нем чуть ниже) необходимо постоянно развиваться и наращивать собственный бэграунд как по цифровизируемой отрасли, также и по сфере управления проектами (ИТ сейчас развивается и меняется с молниеносной скоростью и чтобы проект был сделан «в ногу со временем» считаем развитие специалистов – неотъемлемой частью нашего процесса).

Давайте разберемся из чего состоит работа руководителя проекта в отраслевой компании:

  1. Проработка идеи проекта. Идея – это самое начало любого проекта, чтобы проект был действительно нужным и приносил выгоду, как пользователям, так и инициаторам, все основы для этого необходимо заложить еще до старта проекта
  2. Работа с подрядчиками (этап проектирования и реализации проекта). Подрядчики – это те люди, кто могут для РП не в ИТ компании стать поддержкой и опорой в части проработки технической составляющей проекта. Подрядные организации в нашем случае зачастую будут исполнителями (реализаторами) проекта, поэтому, на этапе проектирования проекта необходимо уже привлекать команду ИТ-специалистов (а зачастую в промышленных компаниях нет людей, кто обладает полным набором компетенцию, от сюда вытекает потребность в привлечении внешних специалистов). Тут каждый РП должен научиться общаться с внешним техническим подрядчиком, а также на базовом уровне понимать ИТ технологии в части общих понятий и процессов. На этапе проектирования происходит разработка. Это основополагающие документы проекта, которые будут ориентиром и чертежом проекта, по которому будет двигаться вся команда

На этом этапе основные задачи РП:

  • Проведение первоочередных встреч с пользователями и основным Заказчиком ИТ проекта (ах да, мы забыли упомянуть, что у каждого проекта кроме РП, исполнителя и идеи – должен быть заказчик. Заказчик может быть также и пользователем разрабатываемой системы, но он должен быть обязательно, как единое лицо принимающее решение по проекту).
  • Формирование бизнес-требований.
  • Проведение анализа рынка
  • Выбор потенциальных разработчиков. При организации открытого отбора, анализ рынка и выбор потенциальных подрядчиком помогут вам сформировать первоначальный список для рассылки приглашений на участие в конкурсе.
  • Разработка функционально-технических требований. Делать это лучше совместно с конечными пользователями и подрядчиками, первые вам помогут изучить глубинно процесс (вплоть до нажатия кнопки), вторые же окажут поддержку в грамотных формулировках и сразу обозначат возможность реализации всех запросов пользователя. Так как с подрядчиками на этом этапе обычно нет еще договорных отношений, попробуйте с ними поработать в рамках пресейла;
  • Разработка технического задания.
  • Разработка дорожной карты проекта.
  • Планирование и расчет бюджета проекта.
  • Подготовка тендерной документации и договоров на выполнение работ.
  • Вся коммуникация от вводных встреч до передачи информации/документации ведется через РП.
  • Контроль соблюдения правил информационной безопасности
  • Контроль исполнения сроков и бюджета проекта. Также очень важно с самых первых ступеней создания системы следить за качеством и соответствием ИТ-решение ФТТ и ТЗ
  • Приемка работ у подрядчика, а также согласование доступов и отчетных документов от подрядчика с руководителями компаний, Заказчиками и иногда Пользователями системы.
  • Подготовка отчетных и договорных документов по проекту.
  • Приемка и согласование проектных документов у подрядчика
  • Работа с командой проекта. Команда проекта состоит не только из сотрудников компании, но из команды подрядчика. Руководитель проекта должен уметь создать взаимодоверительную атмосферу, в которой все специалисты работают в едином информационном поле. И выполнять следующие работы:
  • Ставить единые и четки цели и задачи, отвечающие системе SMART (Конкретные, измеримые, достижимые в определенные сроки)
  • Составление списка необходимых работ
  • Контроль исполнения сроков работ, членами команды
  • Организация рабочих встреч проекта
  • Решение организационных вопросов команды
  • Работа с руководителями компании. Руководитель проекта предоставляет всю необходимую информацию руководителям компании по запросу или в отчетные дни, согласовывает основные вехи проекта.
  • Подготовка и защита бизнес-плана
  • Проведения защиты проекта для инвестирования
  • Проведения презентаций и демонстраций
  • Согласование целей и задач проекта
  • Согласование стоимости и сроков работ
  • Проведение рабочих совещаний
  • Предоставление отчетов по проекту
  • Внесение корректировок в проект и проектную документацию по согласованию с руководителями компании.

Основные компетенции, навыки:

  1. Глубокие знания процесса, который необходимо оцифровать
  2. Знание Agile, SCRUM, KABAN
  3. Знание основ бизнес-планирование
  4. Умение рассчитывать и читать экономические показатели
  5. Коммуникационные навыки
  6. Методология управления проектами
  7. Тайм-менеджмент
  8. Желание развиваться в области цифровизации своей специализации
  9. Навык подготовки живой презентации
  10. Управление конфликтами
  11. Управление рисками
  12. Умение решать нестандартные задачи в условиях неопределенности
  13. Самостоятельность и ответственность, умение принимать решения на своем уровне и брать ответственность за результат

Это набор базовых компетенций для руководителя проекта. Как и в каких направлениях развиваться? Для этого необходимо в первую очередь желание расти и набирать компетенции не только в своей профессиональной области, но и в области управления проектами, т.е набирать управленческих навыков. Все это можно добрать на тренингах, семинарах и полноценных обучающих программах по профилю управления проектами, проджект менеджер в ИТ.

Первые шаги:

  1. Оценить свои компетенции и составить список, что необходимо добрать.
  2. Поговорить с компанией-разработчиком открыто, смело задавая им вопросы, касающиеся непосредственной разработки, терминов и принятых понятий.
  3. На проверенных ресурсах в интернете найти материалы для самостоятельного изучения по ИТ сфере.
  4. Изучить опыт коллег, если есть, то в компании или у компаний конкурентов или подрядчиков.
  5. Пройти обучение, тренинги у зарекомендованных компаний, например PM Soft, Geegbrains.

Темы, которые надо знать обязательно:

Agile – гибкая методология управления проектом. Это если кратко. Сама по себе это скорее система или набор инструментов, объединенных особой философией, которая нацелена на изменения бюрократической системы компаний и создание такой атмосферы управления проектом, в котором основным является достижение эффективного управления проектом и необходимого результата, в постоянно изменяющейся среде, готовность на быструю перестройку под условия, решения нестандартных задач нестандартными путями, создание атмосферы доверия между заказчиком и разработчиком. Внимание на сотрудничество и эффективное взаимодействие на результат.

Scrum – это один из подходов управления проектом, представляет собой разделение всех работ проекта на базовые элементы, это четкая схема коротких итераций проекта, чертёж или каркас проекта, по которому двигается команда. Основан на том что команда внутри самоорганизовывается. Основные понятия, Scrum-доска, Scrum-команда, Sprint. Вся команда двигается по четкой схеме: встреча инициации спринта (работ на определенный период) и определение целей и результата, который необходимо достичь, ежедневные короткие встречи (не более 15 минут) всей команды, распределение работ на Scrum-доске (сделать, в процессе, сделано), работа с изменениями проекта.

Sprint – фиксированные, небольшие промежутки времени на определенную работу проекта.

Scrum-доска — это инструмент открытой демонстрации состояния текущей работы Scrum-команды. Scrum-доска состоит из трех колонок: «сделать» (to-do), «в процессе» (in progress), «сделано» (done). Этапы проекта можно прочитать тут Этапы проекта